Sebuah email terlihat lebih cantik dan rapi jika didalamya terdapat membuat signature tanda tangan pengirim.
Signature email adalah sebuah deretan text yang terletak pada akhir suatu email, membuat signature email bisa berupa kontak pengirim email. Didalam signature bisa terdapat Nama, no telepon, ext telepon kantor, alamat, maupun informasi mengenai diri dan yang menggambarkan kita sebagai pengirim email. Ada juga yang meletakan sebuah logo untuk memperjelas email suatu pengirim.
Apa fungsi Signature itu ? Signature berfungsi untuk menyimpan kutipan text yang telah kita buat sebagai tanda tangan pengirim agar tidak selalu menautkannya setiap kali email yang akan dikirimkan. Dengan membuat settingan signature pada email, kita hanya perlu membuat sekali dan seterusnya akan otomatis terdapat tanda tangan di setiap email yang kita kirimkan. Signature juga memudahkan penerima email untuk dapat menghubungi kita lebih lanjut.
Sebagai contoh signature itu seperti ini:
Best Regards,
Ilham Ramdhan
Dept IT Support (ext 999)
08xx 1xxx 0xxx (wa dan tlp)
Di dalam outlook sendiri pun sudah terdapat menu untuk menambahkan tanda tangan signature. Cara membuat email signature hampir sama pada outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, dan yang membedakannya hanya letak lokasi dan menu icon nya saja. Pada artikel ini saya menggunakan versi outlook 2016.
Membuat signature di outlook - Tanda tangan Best Regards
- Buka aplikasi Ms. Outlook
- Klik File lalu pilih Option
- Pilih Mail pada Outlook Options lalu klik Signatures
- Klik New untuk membuat signature baru
- Isikan Nama signature kita kemudian klik OK
- ketik isian tanda tangan kita, kemudian klik Save, lalu klik OK
- CATATAN, pada menu ini pilihan dimana kita akan menampilkan tanda tangan otomatis kita
- New messages : artinya kita akan menampilkan signature di setiap email baru
- Replies / Forwards : artinya kita ingin menampilkan signature juga pada saat balas email
- Untuk saya pribadi saya pilih none pada (replies/forwards) agar hanya email baru signature nya
- Berikut tampilan jika membuat email baru (akan otomatis terpasang signatures)
Untuk text kata dalam isian signature bisa disesuaikan dengan kebutuhan kita, Memperjelas dengan simbol atau lambang juga bisa disimpan pada signature tanda tangan outlook.
Yuk bikin Signature tanda tangan best regards sendiri . . .
Terima kasih dan semoga bermanfaat.